Faktoring jest coraz popularniejszym rozwiązaniem finansowym wśród firm, które chcą poprawić swoją płynność finansową, skracając czas oczekiwania na zapłatę za wystawione faktury. Pomimo licznych korzyści jakie niesie za sobą faktoring, przedsiębiorcy korzystający z tej formy finansowania muszą szczególnie uważać na obowiązujące przepisy podatkowe, zwłaszcza na tzw. „białą listę VAT”. To właśnie od prawidłowego przestrzegania tych regulacji zależy, czy firma uniknie ryzyka sankcji podatkowych oraz problemów z Urzędem Skarbowym.
Faktoring jest coraz popularniejszym rozwiązaniem finansowym wśród firm, które chcą poprawić swoją płynność finansową, skracając czas oczekiwania na zapłatę za wystawione faktury. Pomimo licznych korzyści jakie niesie za sobą faktoring, przedsiębiorcy korzystający z tej formy finansowania muszą szczególnie uważać na obowiązujące przepisy podatkowe, zwłaszcza na tzw. „białą listę VAT”. To właśnie od prawidłowego przestrzegania tych regulacji zależy, czy firma uniknie ryzyka sankcji podatkowych oraz problemów z Urzędem Skarbowym.
Czym jest biała lista VAT?
Biała lista VAT to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, mające na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganie wyłudzeniom VAT. Jest to elektroniczny rejestr, w którym znajdują się informacje o wszystkich czynnych podatnikach VAT, w tym m.in. ich numery rachunków bankowych, które zostały zgłoszone do Urzędu Skarbowego.
Główne zadania białej listy VAT to:
umożliwienie weryfikacji kontrahentów pod kątem ich rejestracji jako podatników VAT
sprawdzenie czy kontrahent nie został wykreślony z rejestru VAT
potwierdzenie poprawności numeru rachunku bankowego, na który dokonywana będzie płatność
Dlaczego jest to tak istotne? Zgodnie z polskimi przepisami, dokonanie płatności na rachunek spoza białej listy może skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi dla przedsiębiorcy, w tym brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz solidarną odpowiedzialnością za zobowiązania VAT kontrahenta.
Faktoring a obowiązek weryfikacji kontrahentów
Faktoring to forma finansowania polegająca na sprzedaży należności wynikających z wystawionych faktur firmie faktoringowej (faktorowi). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca (faktorant) otrzymuje od faktora środki pieniężne wcześniej, zanim kontrahent dokona płatności za fakturę.
Jednak w przypadku faktoringu, przedsiębiorcy muszą pamiętać, że fakt sprzedaży wierzytelności nie zwalnia ich z obowiązku weryfikacji kontrahentów na białej liście VAT. Dlaczego? Choć to faktor przekazuje środki, a nie bezpośrednio kontrahent, to nadal przedsiębiorca jest odpowiedzialny za prawidłowość rozliczeń podatkowych, w tym weryfikację numeru rachunku bankowego kontrahenta na białej liście.
Dlaczego weryfikacja numeru rachunku bankowego jest tak ważna?
Od stycznia 2020 roku obowiązują przepisy, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek dokonywania płatności na rachunki zgłoszone do białej listy VAT w przypadku transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł. Niespełnienie tego wymogu może wiązać się z negatywnymi skutkami takimi jak:
Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – jeżeli przedsiębiorca dokona płatności na rachunek spoza białej listy, nie będzie mógł uwzględnić tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, co bezpośrednio wpłynie na zwiększenie podstawy opodatkowania.
Solidarna odpowiedzialność za VAT kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahent nie odprowadzi należnego VAT-u, przedsiębiorca, który dokonał płatności na rachunek spoza białej listy, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta.
Możliwe sankcje karne – dokonanie płatności na rachunek niezarejestrowany na białej liście może wiązać się także z sankcjami karnymi skarbowymi.
Jak prawidłowo weryfikować kontrahentów na białej liście VAT podczas korzystania z faktoringu?
Aby uniknąć ryzyka sankcji podatkowych, przedsiębiorcy korzystający z faktoringu powinni stosować odpowiednie procedury weryfikacji kontrahentów. To kroki, które należy podjąć:
Regularne sprawdzanie kontrahentów na białej liście VAT: Każdorazowo przed dokonaniem transakcji faktoringowej przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy numer rachunku bankowego kontrahenta znajduje się na białej liście VAT. Weryfikację tę można przeprowadzić za pośrednictwem specjalnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub bezpośrednio przez faktora, jeśli oferuje on taką usługę.
Udokumentowanie weryfikacji: Bardzo istotne jest, aby każda weryfikacja kontrahenta na białej liście VAT była odpowiednio udokumentowana. Najlepszą praktyką jest przechowywanie dowodów dokonanej weryfikacji, np. w postaci wydruku potwierdzającego status kontrahenta z danej daty. W razie kontroli skarbowej takie dokumenty mogą być ważne w obronie przed ewentualnymi sankcjami.
Współpraca z faktorem: Wielu faktorów oferuje swoim klientom dodatkowe wsparcie w zakresie weryfikacji kontrahentów na białej liście VAT. Przedsiębiorca korzystając z usług faktora, powinien upewnić się czy faktor udostępnia narzędzia umożliwiające automatyczne sprawdzenie rachunków bankowych kontrahentów, co może bardzo ułatwić proces weryfikacji i zminimalizować ryzyko błędów.
Unikanie płatności na rachunki spoza białej listy: Jeśli w trakcie weryfikacji okaże się, że numer rachunku bankowego kontrahenta nie znajduje się na białej liście VAT, przedsiębiorca powinien niezwłocznie skontaktować się z kontrahentem i poprosić o wyjaśnienia. Może to wynikać z faktu, że kontrahent nie zgłosił swojego rachunku do urzędu skarbowego lub dokonał zmiany banku. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest wstrzymanie się z płatnością do momentu, gdy kontrahent poprawnie zgłosi rachunek na białą listę.
Zgłoszenie płatności na rachunek spoza białej listy: W sytuacji gdy przedsiębiorca zdecyduje się jednak na dokonanie płatności na rachunek spoza białej listy VAT, może uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, składając odpowiednie zawiadomienie (formularz ZAW-NR) do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od daty płatności. Warto jednak pamiętać, że ta procedura może być czasochłonna, dlatego lepiej jest unikać takich sytuacji.
Faktoring to efektywne narzędzie poprawy płynności finansowej przedsiębiorstwa, jednak jego stosowanie wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi. Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT jest jednym z najważniejszych elementów, które pozwalają firmom uniknąć ryzyka sankcji podatkowych i problemów z Urzędem Skarbowym. Przedsiębiorcy powinni zatem pamiętać o regularnym sprawdzaniu numerów rachunków bankowych kontrahentów, odpowiednim dokumentowaniu tych czynności oraz korzystaniu z usług faktorów, którzy mogą ułatwić ten proces. Dobrym przykładem faktora dbającego o takie kwestie jest PragmaGO który we wpisie https://pragmago.pl/porada/biala-lista-podatnikow-vat-a-faktoring/ dokładnie wyjaśnia tę kwestię.
Przestrzeganie tych zasad pozwoli nie tylko uniknąć kosztownych sankcji, ale również zapewni bezpieczeństwo podatkowe firmy!